Het Nederlandse recht schrijft een sterilisatieregister voor maar legt geen format op. Het papieren register is nog wijdverbreid, maar de beperkingen zijn aanzienlijk — vooral in het licht van de 20-jarige WGBO-bewaartermijn (BW Art. 7:454, sinds 1 januari 2020) voor patiëntdossier-gekoppelde sterilisatieregistraties en de groeiende verwachting van onaangekondigd IGJ-toezicht. Een digitaal register garandeert de onveranderlijkheid, doorzoekbaarheid en lange-termijntoegankelijkheid die het papieren archief niet kan leveren over een 20-jarige horizon.
In Nederland is de documentatie van elke sterilisatiecyclus een wettelijke verplichting. De Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) Art. 2 en 3 verplicht zorgaanbieders tot het leveren van goede zorg met passende personele en materiële voorzieningen. De KNMT-richtlijn Infectiepreventie in mondzorgpraktijken en het IGJ Toetsingskader Infectiepreventie in de Mondzorg (2018) concretiseren de eisen aan de herverwerking en traceerbaarheid van medische hulpmiddelen: elke sterilisatiecyclus moet worden gedocumenteerd met datum, tijdstip, programmaparameters, resultaat en charge-inhoud. Voor patiëntdossier-gekoppelde sterilisatieregistraties geldt de 20-jarige WGBO-bewaartermijn (BW Art. 7:454, in werking sinds 1 januari 2020) — de langste bewaartermijn voor sterilisatiedocumentatie in enige Europese markt waar SecuSteri actief is.
Een eigenheid van het Nederlandse systeem: de regelgeving is landelijk uniform — toezicht via IGJ (medisch-specialistische zorg, mondzorg, podotherapie) en NVWA + de 25 GGD-regio's (body-art). Voor tattooshops en piercingsstudios geldt aanvullend het Warenwetbesluit Tatoeëren en Piercen (BWBR0021605) met een driejarige GGD-vergunning. De IGJ voert onaangekondigde praktijkbezoeken uit; de GGD verifieert de vergunning- en hygiëne-eisen bij body-art-vestigingen.
De papieren documentatie — een map waarin de gegevens van elke cyclus met de hand worden ingevuld — is wettelijk nog steeds toegestaan, maar heeft aanzienlijke zwaktes. Handgeschreven invoer is foutgevoelig en onleesbaar. Thermisch geprinte autoclaafbonnen vervagen binnen enkele maanden en verliezen daarmee hun bewijswaarde. Een ordner kan zoekraken, door water beschadigd raken of simpelweg onleesbaar worden. Een gerichte zoekopdracht is niet mogelijk: een specifieke cyclus van vorig jaar terugvinden in een ordner met honderden pagina's is in de praktijk vrijwel onuitvoerbaar — laat staan over een 20-jarige bewaarhorizon.
Bovendien biedt papier geen koppeling tussen sterilisatiecyclus en de concrete instrumenten in de charge — de traceerbaarheid beperkt zich tot datum en cyclusnummer, zonder verbinding met de patiënt of klant. Bij een IGJ-praktijkbezoek verwachten de inspecteurs in toenemende mate volledige en direct beschikbare documentatie.
Een digitaal sterilisatieregister slaat de parameters van elke cyclus automatisch op (temperatuur, druk, duur, resultaat), genereert een uniek chargenummer, koppelt de instrumenten van elke charge aan de bijbehorende cyclus en bewaart de gegevens met automatische back-ups. De zoekfunctie is direct: een specifieke cyclus vinden duurt seconden in plaats van uren.
SecuSteri importeert de rapporten van de autoclaaf rechtstreeks (PDF of HTM, afhankelijk van de fabrikant), extraheert de parameters automatisch en genereert QR-gecodeerde etiketten die elke zak met zijn sterilisatiecyclus verbinden. Het volledige register is vanaf elk apparaat toegankelijk — bij een IGJ-praktijkbezoek kan de hele documentatie direct op het scherm worden getoond.
Voor zorgverleners die op meerdere locaties werken — tattooartiesten op conventies, podotherapeuten met praktijken in meerdere steden, mondzorgketens met meerdere vestigingen — biedt een cloudgebaseerd digitaal register een doorslaggevend voordeel: de gegevens zijn onafhankelijk van de locatie beschikbaar en het format voldoet aan de landelijke eisen omdat het de meest omvattende informatie opslaat.
Dit is bijzonder relevant voor tattooartiesten, wier branche zich kenmerkt door hoge mobiliteit tussen conventies en guest spots. Een GGD of NVWA-inspecteur kan de sterilisatiedocumentatie van een tatoeëerder uit een andere regio opvragen — met een digitaal register kan deze direct worden overgelegd.
De trend in alle sectoren wijst op strengere documentatie-eisen. De IGJ heeft in januari 2026, in samenwerking met de KNMT, aanvullende aandachtspunten infectiepreventie voor de mondzorg gepubliceerd. Sinds 26 januari 2026 vallen podotherapeuten formeel onder het nieuwe IGJ Toetsingskader Paramedische zorg. De toetsingskaders eisen dat documentatie volledig, doorzoekbaar en direct beschikbaar is — de papieren ordner voldoet structureel niet aan deze drie criteria over een 20-jarige bewaarhorizon. Toepassing van de geharmoniseerde NEN-EN-normen vormt de basis voor het aantonen van de stand der techniek bij een IGJ-praktijkbezoek.
Tekortkomingen in de sterilisatiedocumentatie behoren tot de meest voorkomende bevindingen tijdens IGJ-praktijkbezoeken en NVWA-inspecties. NVWA-toezichtsrapportages over 2024 tonen dat ongeveer de helft van onaangekondigd geïnspecteerde tattooshops een of meer tekortkomingen vertoont — sterilisatiedocumentatie is daarbij een terugkerend punt. Een volledig overzicht van de regelgeving vindt u in onze gids over sterilisatieregelgeving.
Automatische import van autoclaafrapporten, instrument-patiënttraceerbaarheid, QR-labels, digitale archieven toegankelijk op elk apparaat. 30 dagen gratis proefperiode.